Reconstitution et Modernisation des Archives du PAD

Maître d’ouvrage

Port Autonome de Douala (PAD)

Chronologie

• 2017 : Inscription du projet dans la stratégie de développement du PAD

• Janvier 2018 : Lancement opérationnel du projet

• Juillet 2020 : Création officielle du Centre de Documentation et des Archives (CDA)

• Depuis 2021 : Collecte et traitement de plus de 10 000 mètres linéaires d’archives intermédiaires et définitives

Objectifs

• Sauvegarder la mémoire institutionnelle du PAD

• Mettre en conformité avec la législation archivistique nationale

• Moderniser la gestion documentaire par la numérisation

• Créer un système d'information documentaire cohérent et pérenne

• Valoriser le patrimoine administratif, culturel et intellectuel du PAD

Composantes du projet

• Création du Centre de Documentation et des Archives (CDA)

• Mise en place d’un système d’information documentaire automatisé

• Traitement et archivage de 7500 mètres linéaires de documents définitifs

• Harmonisation de la codification de 6214 boîtes d’archives

• Constitution de 8 répertoires électroniques thématiques

• Désignation de points focaux “Archives” dans chaque structure opérationnelle

• Appel à manifestation d’intérêt pour un logiciel de gestion électronique documentaire

• Convention cadre avec les Archives Nationales du Cameroun (ANC)

Infrastructures 

• Construction d’un Centre moderne de Documentation et des Archives d'une superficie de 3 400 m²,

• Bâtiment de deux niveaux : le premier pour le traitement et le stockage des archives, et le second pour les services administratifs.
• Equipements : technologies modernes pour la conservation des documents, y compris des systèmes de détection et d'extinction d'incendie, de contrôle hygrométrique, et de sécurité numérique. 

Partenariat stratégique

Convention cadre PAD–Archives Nationales du Cameroun (ANC) Objectif : Assistance technique pour la mise en place d’un programme de gestion de l’information documentaire Engagements :

• Audit archivistique global

• Élaboration de politiques et outils archivistiques

• Formation du personnel

• Suivi et évaluation du système d’archivage

Structures impliquées

• Direction Générale du PAD

• Ministère des Arts et de la Culture (Archives Nationales)

• Directions opérationnelles du PAD (DFC, DRH, DAJ, DGA, DEX, DAG/DMPCP, etc.)

Résultats 

• Récupération partielle de la mémoire documentaire du PAD

• Mise en place d’un cadre fonctionnel structuré

• Numérisation et de la gestion électronique des documents